زندگی کاری در سازمانمان را برای سال جدید طراحی کنیم

در طول پاندمی کرونا، Bill Burnett و Dave Evans کتاب «طراحی زندگی کاری شما» (Designing Your Work Life) را منتشر کردند. دنباله کتاب پرفروش نیویورک تایمز «Designing Your Life» که در آن فرآیند تفکر طراحی، ابزارها و روشهایی را برای کمک به کارکنان و رهبران آنها در طراحی محل کار و مشاغل آینده استفاده کردند. فرض کتاب این است که «شما طراح زندگی و شغل خود هستید و با تفکر طراحی می توانید آن را بسیار بهتر کنید. شما می‌توانید نحوه واکنش رئیس و مافوق خود را به خودتان تغییر دهید، تجربه کاری خود را به طور کلی تغییر دهید، و حتی ممکن است بر فرهنگ شرکت خود تأثیر بگذارید. توانمندسازی کارکنان با فرآیند طراحی و طرز فکر، تنها راه دستیابی به فرهنگ یکسان است.

در بخشی از این کتاب اشاره میشود که با این حال، توانمندسازی کارکنان کافی نیست. آن‌ها همچنین با شرکت‌ها و مدیران صحبت می‌کنند و از آن‌ها می‌خواهند که نحوه تعامل خود با کارکنانشان را دوباره تصور کنند. Ryan Roslansky، مدیرعامل لینکدین، آن را اینطور بیان می کند. ایمیل اخیر او به کارمندان درباره نحوه عملکرد لینکدین در آینده کاملاً بر اساس «اعتماد» است. «ما به یکدیگر اعتماد داریم تا بهترین کارمان را در جایی انجام دهیم که بهترین کار را برای ما و تیم‌هایمان دارد. ما یاد گرفته‌ایم که هر فردی و هر تیمی به‌طور متفاوتی کار می‌کند، بنابراین از یک سیاست یکسان برای همه اجتناب خواهیم کرد»

به عنوان یک رهبر یا مدیر، چگونه از تفکر طراحی برای تغییرات بزرگ سازمان خود استفاده کنید

۱. همدلی کنید: هر روز، هر هفته و هر ماه با استفاده از نظرسنجی‌های کوتاه و سریع، و برگزاری جلسات با حضور همه اعضای تیم بدون در نظر گرفتن سلسله مراتب به صورت جلسات جمعی یا تک نفره به کارکنان خود گوش دهید. بازخورد آنها را در مورد نکات مثبت، منفی و اقداماتی که می تواند در سازمان برای بهبود مناسب باشد دریافت کنید،؛ صادق و معتمد باشید.

۲. تعریف: به جای اینکه مدیران ارشد و مدیران اجرایی ساعت‌ها برای تصمیم‌گیری‌هایی صرف کنند که بر مشارکت و بهره‌وری کارکنان تأثیر می‌گذارد، کارکنان را در تعریف مشکلاتی که باید امروز حل شوند مشارکت دهید و آنها را در طراحی محل کار آینده سهیم کنند. این نیز در سطح فردی کار می‌کند. در بسیاری از سازمان های برتر دنیا با برگزاری کارگاه‌های تفکر دیزاین به کارکنان کمک می‌کنند تا از فرآیند تفکر طراحی استفاده کنند تا مشکلاتی را که با آن چالش دارند را تعریف کنند، راه‌حل‌های بالقوه، قابل اجرا و متناسب با سازمان را ایده‌پردازی کنند و نمونه اولیه‌ای را که میتواند در حل مشکلات آنها کمک کنند را آماده کنند.

۳. ایده‌پردازی: از نصب تابلوهای ایده یا طوفان فکری خلاقانه در محل کار برای ایجاد راه حل های بالقوه بیشتری برای مشکلی که می خواهید حل کنید استفاده کنید. در دام لیست کردن ایده‌های زیاد، گرفتن عکس از فلوچارت یا طرح ها و مستندات آن نیفتید، و در ادامه هم حتی آنرا همراه با صورتجلسه ارسال کنید، انگار که کارتان تمام شده بدون اینکه مشکلی در دنیای واقعی حل شود. در عوض، از معیارهای توافق شده و منحصر به فرد برای انتخاب ایده هایی که ارزش کاوش دارند استفاده کنید.

۴. نمونه اولیه: یک نمونه اولیه طراحی کنید که ساخت آن آسان، ارزان و سریع باشد. این راه‌حل‌های ساده به شما کمک می‌کنند تا ماندگاری ایده خود را تست کنید. 

به عنوان مثال برای اینکه نقش جدیدی در تیم‌ها ایجاد کنید که قبلا در سازمانتان وجود نداشته است بجای هزینه های آنچنانی و تدوین برنامه های طولانی مدت بدون آماده سازی بستر آن در سازمان بیایید با یک فرد آن کار را آغاز کنید، یک نمونه اولیه می تواند یک مصاحبه تخصصی با یکی از نیروها که به نقش جدید نزدیک تر و مهارت های آن حوزه تا حدودی مسلط است باشد و میتواند به عنوان یک کار موقت به شما به عنوان مدیر و رهبر سازمان کمک می کند تا یک نقش جدید را در سازمان امتحان و برای توسعه آن در سازمان برنامه ریزی کنید. برای یک رهبر در سازمان، یک نمونه اولیه ممکن است به صورت آزمایشی ویژگی جدیدی از مزایای آن کار را تست، و حتی سیاست انعطاف پذیری جدیدی را در گروه‌های متمرکز کارمندان امتحان کند، یا یک دفتر و فضای جلسه جدید برای محل کار ترکیبی بسازد. (اینها فقط چند نمونه برای توسعه کارهای سازمان هستند)

۵. تست: آزمایش و بازخورد برای طراحی کاربر محور ضروری است. آزمودن نمونه اولیه روی جمعی از کاربران ذینفع برای دریافت نظرات آنها برای درست کردن راه حل حیاتی است. تفکر طراحی در مورد ایجاد مسیر شما به جلو است. شما یاد می گیرید، تکرار می کنید، و چارچوب بندی مشکل یا راه حل خود را بهبود می بخشید.

در طول همه‌گیری، Lauren Jolda، کارمند بخش مارکتینگ لینکدین، و همسرش تصمیم گرفتند آپارتمان گران‌قیمت خود در سیلیکون ولی را با خانه‌ای در مارینای کالیفرنیا، نزدیک به والدینش خریداری کنند و درباره اقدامات محل کارش و راه حل های ارائه شده برای همدلی با نیروهای خود اینگونه می گوید: «شرکت ما در هر چالش COVID از نیروهای خود حمایت کرد، بسته‌های مراقبتی، و یا حتی اقلام مورد نیاز کاری را برای ما ارسال کرد تا به ما کمک کند فضای کاری در خانه داشته باشیم، حتی برای ما روزهای مرخصی برای سلامت روان آنها درنظر گرفته شد که ضمن کم شدن فشار روحی و روانی نیروها، متمرکز و با حال خوب روی پروژه های شرکت وقت و انرژی بگذاریم، و از ما حمایت کردند تا از راه دور کار کنیم و به نحوی که بهره‌وری ما را بهبود بخشیدند. این واقعیت که آنها به حرف کارمندان گوش می دهند و در نحوه بازگشت آنها به محل کار (با کاهش همه گیری کووید۱۹) انعطاف پذیر هستند برای من به عنوان یکی از کارکنان سازمان یک دنیا معنا و ارزش دارد. مسلما تا زمانی که مسیر رشد در سازمان، و احساس حمایت از سوی کارفرمایان برای من و شرایط انعطاف پذیری در کار فراهم شود. هرگز محل کار خود را ترک نخواهم کرد»

شرکت‌هایی که در جدال برای کشف، جذب و البته نگهداشت استعدادهای بزرگ پیروز می‌شوند، آن‌هایی هستند که رهبران، تیم‌های منابع انسانی و کارکنان خود را درگیر می‌کنند تا از فرآیند تفکر طراحی، ابزارها و ذهنیت‌ها برای طراحی محل کار و مشاغل آینده به صورت مشارکتی استفاده کنند. ارائه انعطاف‌پذیری و توانمندسازی کارکنان برای ایجاد روش‌های جدید کاری که نیازهای مبرم آنها را برآورده می‌کند، بهترین مکان‌ها را برای کار امروز و آینده خواهند بود.